Tân Thế Kỷ (TTK) – Thực tế, có nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về ý nghĩa của bản gốc, bản chính và bản sao, có lúc còn nhầm lẫn chúng là một. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn nhận diện rõ bản chất của 3 hình thức này.
1. Bản gốc, bản chính, bản sao là gì?
Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP giải thích, “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử;
Còn “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Còn “Bản sao“, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Điều 6 Nghị định 23 quy định khi tiếp nhận bản sao, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có trách nhiệm:
– Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
– Bản sao không có chứng thực, ví dụ như bản photo từ bản chính, bản chụp bằng điện thoại, máy ảnh, bản đánh máy;
– Bản sao chứng thực;
– Bản sao được cấp từ sổ gốc.
2. Phân biệt bản gốc và bản chính
Bản gốc được hiểu là văn bản đã chế bản xong, nhân viên, văn thư trực tiếp ký nháy và lấy chữ ký của lãnh đạo, người thẩm quyền. Tuy nhiên lãnh đạo sẽ chỉ ký 01 bản. Bản có chữ ký này chính là bản gốc.
Bản gốc sau đó sẽ được photocopy thành nhiều bản (cho đủ theo yêu cầu) rồi đem đóng dấu. Các bản photo có đóng dấu là bản chính và đều có hiệu lực pháp lý như nhau.
3. Các hình thức bản sao
Bản sao văn bản trong công tác văn thư
Trong công tác văn thư, các hình thức bản sao văn bản được quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020 như sau:
- Sao y gồm:
Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
- Sao lục gồm:
Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
– Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
-
Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
-
Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao giấy tờ hành chính, hợp đồng
Đối với giấy tờ hành chính, hợp đồng, Nghị định 23/2015 quy định các loại bản sao:
– Bản sao cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
– Bản sao chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Tham khảo luatvietnam
Xem thêm:
Tân Thế Kỷ *Truyền Thống – Nhân Văn – Trung Thực*
